агентство стратегического маркетинга  агентства стратегического маркетинга Логотип стереомаркетинг

Подписка на рассылку

Простая форма подписки MailerLite!

Пожалуйста, подождите

Спасибо! Ждите писем!

Менеджмент

Как подступиться к проекту, если он сложный и непонятный?

Есть отличный способ разогнать туман в голове и добавить ясность в проект — провести встречу с фасилитатором

Эту статью мы написали в соавторстве с Александром Костюковым, который помогает нам проводить исключительно плодотворные встречи и подступаться к сложным проектам. Как он это делает?

Сложный проект — это, прежде всего, проект, в котором много неясного. Неясности могут быть самого разного толка. Например, очень много информации, которую надо структурировать. Много вовлеченных в проект людей, чьи роли важно определить. Много задач, которые надо сформулировать и выделить под них ресурсы. Сложный проект — это слон, которого можно съесть только по кусочкам, но к которому не знаешь, как поступиться. Начать с ноги? Отпилить ухо? Отхватить хобот? Непонятно.

Сложность проекта определяется не только объективными факторами, но еще и состоянием ума: «куда бежать, за что хвататься». Например, нам надо было в сжатые сроки создать базу знаний для нашего клиента, которая содержала бы всю нужную покупателям информацию о силовом оборудовании. Я отлично помню свои переживания: «Я же совершенно не разбираюсь в этом оборудовании! Как охватить все темы и не упустить что-то важное? Какие вопросы и кому задать? Как понять, что темы, которые я выберу, важны покупателям?» И, конечно, на это все накладывалась куча страхов: страх не успеть в сроки, страх надоесть инженерам компании со своими запросами и все равно не выяснить главное, страх завалить проект, в конце концов. Есть отличный способ разогнать туман в голове и добавить ясность в проект — провести встречу с фасилитатором.

Что за зверь фасилитатор и зачем он нужен?

Если объяснять очень просто, фасилитатор — это ведущий встречи. В бизнесе часто бывает, что встречи, планерки, стратегические штурмы проходят не эффективно. Люди отбывают их как повинность. «Зачем я здесь? Когда это закончится?» — думают они, и принимают формальные решения, которые потом никто не выполняет. Как вариант, люди могут вовсе не договориться и переругаться. Почему так происходит? Есть несколько причин.

  1. Люди не говорят, что думают на самом деле. Происходит это, в основном, потому, что они не чувствуют себя безопасно. Им страшно, что их идею могут счесть глупой, что их мнение может не понравится руководителю или что всю ответственность за реализацию идеи повесят на них. Проще промолчать и согласиться с тем, с чем принято соглашаться в компании, даже если это заведомая чушь.
  2. Люди считают свою точку зрения правильной и не слышат других. Причем, чем выше уровень экспертности людей, тем больше они фокусируются на своем мнении. Усилия оказываются направленными не на то, чтобы договориться, а чтобы отстоять свою правоту.
  3. Проблема еще в том, что во многих компаниях репутация совещаний уже подмочена. Как только речь заходит о том, что «давайте вместе соберемся и поговорим», люди думают: «Опять эта профанация, снова два часа потерянного времени». Даже если руководство решит провести всамделишное совещание, люди просто не поверят и отработают для галочки.
  4. Совещания могут буксовать, потому что люди, которые их ведут, к ним не готовятся и не особенно умеют управлять групповыми процессами. В лучшем случае, они понимают, к чему хотят прийти, но недооценивают подводные камни, которые возникают в ходе обсуждения.

Задача фасилитатора, таким образом, устранить преграды, которые мешают людям эффективно общаться. С одной стороны, он должен всех разговорить, чтобы люди сказали, что думают, а с другой стороны, сделать так, чтобы люди друг друга услышали.

Фасилитатор создает условия, когда участники встречи становятся соавторами решений, которые в итоге принимают.

В результате они начинают в них верить и берут на себя ответственность за их реализацию.

Почему с фасилитатором лучше

Так получилось, что это была первая встреча, где сотрудники Стереомаркетинга знакомились с сотрудниками производителя силового оборудования. До этого встречи проводились исключительно на уровне руководителей обеих компаний. Теперь же присутствовали как руководители и маркетологи Стереомаркетинга, так руководители, маркетологи, инженеры и продавцы производителя. Во взглядах сотрудников читались вопросы: «Кто вы? Зачем вы здесь? Что вы от нас хотите? Не добавите ли вы нам работы? Не начнете ли грузить какой-нибудь фигней?»

Если бы мы проводили эту встречу сами, мы бы оказались в невыгодном положении. Вольно или невольно, мы бы выступили в роли людей, которым что-то надо от сотрудников компании, которые пытаются с их помощью достичь своих целей. Не факт, что общение пошло бы гладко — зачем кому-то помогать чужакам? Ведь если у нас было понимание целей и важности встречи, то у сотрудников компании его могло и не быть, или же оно сильно отличалось от нашего. К счастью, был фасилитатор, которому удалось сплотить очень разных людей над решением общей задачи. Саше Костюкову удалось сделать так, что люди видели друг в друге союзников, которые решают общую проблему, а не противников, преследующих разные цели. И это первый огромный плюс фасилитации.

Второй плюс заключался в том, что хотя каждый смотрел на проблему со своей колокольни, в результате у всех возникла примерно одинаковая картинка. Это большое достижение, поскольку маркетолог не всегда понимает инженера, инженер консультанта по продажам, и, конечно, никто не понимает руководителя. Фасилитация позволяет вытряхнуть понимание каждого из участников встречи и совместить его кусочек паззла с остальными кусочками. В результате, у каждого получается целостная и полная картина происходящего.

Фасилитация

Третий плюс фасилитации — не надо думать о том, как организовать встречу. Например, если я выступаю ведущим, то уже не могу быть полноценным участником. Мне надо думать: «А туда ли мы идем? А получил ли я ответы на свои вопросы? А вдруг мы упустили что-то важное? Все ли высказались?» Еще хуже, если я решительно не согласен с другим участником. Передо мной возникает дилемма: промолчать, но вдруг моя идея важна и ее надо высказать? Высказаться, но как ведущий я имею дополнительный авторитет, не закроются ли другие участники? Фасилитатор снимает эти проблемы, и вы можете заниматься тем, чем должны — участвовать во встрече, а не организовывать ее.

Четвертый плюс. Когда нет явного ведущего, разговор имеет обыкновение плутать: одним проблемам уделяют больше внимания, другим меньше, участники начинают спорить или, наоборот, отмалчиваются. Куча времени тратится не рационально. Фасилитатор организует процесс так, что каждый обречен высказаться (например, написать свои мысли на карточке), а затем поучаствовать в обсуждении (например, прокомментировать свои карточки и ответить на вопросы). За счет внятных целей встречи и понятой структуры за 3 часа удается получить ответы на вопросы, поиск которых привычными средствами мог бы растянуться на дни, недели или месяцы.

Как выглядит фасилитация?

Фасилитация может выглядеть по-разному. Это может быть просто беседа, где фасилитатор следит за тем, чтобы все получили возможность высказаться и услышать друг друга. В фасилитации может быть использована работа в мини-группах. Или же люди могут писать идеи на карточках, а потом обсуждать. На самом деле не важно, как этот процесс будет организован, важно, чтобы соблюдался главный принцип фасилитации.

Фасилитатор не вмешивается в содержание дискуссии, а отвечает исключительно за процесс.

фасилитация1-650

Т. е. фасилитатор не говорит: «Вы живете неправильно, я сейчас научу вас как надо жить». Он не критикует, не объясняет, кто прав, а кто нет, он никак не оценивает содержание и вообще может не понимать, о чем идет речь. Например, если люди, которые разбираются в предмете, общими усилиями сформировали список тезисов про «триангулярную резекцию», он просто скажет: «Вот результат вашей работы. Что скажете? Что здесь для вас важного? Как это соотносится с целью встречи? Насколько готовы двигаться дальше?» Ему не надо понимать, что такое «триангулярная резекция», ему надо понимать, как люди взаимодействуют между собой, и результат, который они хотят получить. Это зона его ответственности.

В каком-то смысле идеальная фасилитация невидима. Фасилитатор, как хороший интерфейс — его не замечаешь, но он упрощает процесс взаимодействия между людьми и выстраивает общение так, что им становится легко договариваться. Фасилитация удалась, если у людей осталось чувство, что они все сделали сами.

Дальше — больше

Мы так полюбили фасилитацию, что стали использовать ее всегда, когда возникали сложные задачи, в которых легко было увязнуть. Так, мы проводили фасилитацию, чтобы:

  • разработать стратегию;
  • описать сложный бизнес-процесс;
  • создать обучающую книжку для розничных продавцов;
  • произвести разбор полетов по сложному проекту.

Фасилитация Стереомаркетинг

Как еще может применяться фасилитация?

Фасилитация — многогранный инструмент, который можно использовать для решения разных задач. Например:

Поиск решения. Когда группа заходит в тупик и начинает буксовать, задача фасилитатора помочь людям увидеть ситуацию под другим углом. Высветить моменты, которые остались незамеченными. Раздвинуть рамки мышления и найти решение.

Анализ ситуации. Часто бизнесу необходимо проанализировать или спрогнозировать ситуацию. Тогда фасилитатор помогает разобраться с тем, где команда находится сейчас, куда должна прийти и что для этого надо сделать.

Генерирование идей. Фасилитатор может помочь грамотно запустить процесс мозгового штурма. Если делать это неумело, то легко заблокировать энергию группы и в результате получить набор банальных идей. Задача фасилитатора, наоборот, разжечь креативность и помочь группе выйти за привычные рамки.

Сбор информации и мнений. Когда людей много, нужно потратить кучу времени, чтобы узнать мнение каждого, а затем еще больше, чтобы каждый узнал, что думают остальные. Фасилитация — отличный способ быстро обменяться видением ситуации и выработать выгодное для всех решение.

Разрешение конфликтов. Фасилитатор создает безопасную атмосферу, в которой люди могут поделиться своими трудностями и претензиями. Это позволяет озвучить проблемы, начать их конструктивно обсуждать и решать.

Процесс фасилитации

Минусы фасилитации

Конечно, у фасилитации есть минусы. Точнее один большой минус. В результате, вы получаете тушу слона, разделенную на отрубы, которую предстоит еще приготовить, а потом прожевать. Обычное чувство, с которым выходишь с фасилитации: «Ох, сколько всего предстоит сделать». Зато туман рассеивается, проект перестает быть сложным. Как говорится, цели ясны, задачи определены, за работу, товарищи!